HƯỚNG DẪN SINH VIÊN HSU ĐĂNG KÝ THAM GIA ĐI TRAO ĐỔI TẠI NƯỚC NGOÀI

ĐI TRAO ĐỔI

———–

Thủ tục đăng ký giúp sinh viên Trường Đại học Hoa Sen có thể tham gia Chương trình Trao đổi Sinh viên (CTTĐSV) tại các Trường Đại học Quốc tế trên toàn Thế giới.
Việc nhập học và xin visa thường yêu cầu trước ít nhất 3-6 tháng. Vì vậy, nếu sinh viên cần bất kỳ sự hỗ trợ nào, sinh viên (SV) vui lòng liên hệ với Phòng Hợp tác Quốc tế (P.HTQT) khi nhận được thông tin về các CTTĐSV.

Bước 1 – Tìm hiểu CTTĐSV

Hướng dẫn	Thực hiện
1) SV nhận thông tin về CTTĐSV qua các kênh truyền thông chính thống; 2) SV tham vấn với về CTTĐSV với P. HTQT; 3) SV đọc kỹ các Quy định về CTTĐSV.	SV đăng ký lịch tư vấn trực tiếp về CTTĐSV qua email: phonghoptacquocte@hoasen.edu.vn.

Bước 2 – Đăng ký tham gia CTTĐSV

Hướng dẫn

Thực hiện

1) SV phải đảm bảo đáp ứng cần và đủ các yêu cầu của điều kiện tham gia CTTĐSV; 2) SV hoàn tất Form đăng ký tham gia CTTĐSV online theo đúng thời hạn quy định; 3) Khi đạt yêu cầu tham gia CTTĐSV, SV sẽ nhận được email xác nhận và thông tin những biểu mẫu và hồ sơ cần gửi từ P. HTQT; 4) SV phải hoàn tất các biểu mẫu hồ, sơ theo yêu cầu của P. HTQT.

1) SV đăng ký tham gia CTTĐSV qua Form đăng ký từ P. HTQT đã gửi theo đúng thời gian quy định; 2) SV hoàn thành các biểu mẫu và hồ sơ; 3) SV sử dụng email sinh viên của Trường Hoa Sen (@sinhvien.hoasen.edu.vn) để gửi bản scan các biểu mẫu và hồ sơ được yêu đến địa chỉ email của P. HTQT: phonghoptacquocte@hoasen.edu.vn; 4) SV sẽ đến trực tiếp P. HTQT tại phòng 705B, trụ sở chính của Trường Đại Học Hoa Sen để nộp bản gốc của các biểu mẫu và hồ sơ.

Bước 3 – Nhận thông báo xác nhận từ trường đối tác

Hướng dẫn

Thực hiện

Sau khi P. HTQT đã gửi danh sách và hồ sơ của SV đạt yêu cầu tham gia CTTĐSV đến các trường đối tác quốc tế, các đơn vị đối tác sẽ gửi email xác nhận Đơn đăng ký và yêu cầu SV thực hiện các bước tiếp theo.   Lưu ý: Các hồ sơ của SV chỉ mới là đề cử, chưa phải là thông tin chấp nhận là SV trao đổi.

1) SV nhận email từ trường đối tác và thực hiện hoàn tất các thủ tục theo yêu cầu; 2) SV sẽ đọc và thực hiện theo yêu cầu về đăng ký môn học (dự kiến) sẽ học ở trường đối tác (thực hiện theo yêu cầu của biểu mẫu); 3) SV phải hoàn thành các thủ tục xét những môn học tương đương (nếu có) giữa Trường Đại học Hoa Sen và Trường Đại học đối tác (thực hiện theo yêu cầu của biểu mẫu). Lưu ý: Nếu sinh viên thay đổi môn học được xét tương đương khi đã ở nước ngoài vì những lý do khách quan, thì cần gửi lại phiếu công nhận môn học và gửi về cho P. HTQT và lãnh đạo Khoa SV đang học để xem xét và xác nhận.

Bước 4 – Hoàn thành các thủ tục hồ sơ với Trường Đại học Hoa Sen

Hướng dẫn

Thực hiện

1) Sau khi hoàn tất các hồ sơ và biểu mẫu đúng yêu cầu và thời hạn của các Trường đối tác, SV sẽ nhận được Thư Chấp Nhận của các trường đối tác; 2) P. HTQT trình Ban Giám Hiệu ký duyệt và ra Quyết Định SV tham gia CTTĐSV tại các trường đối tác; 3) P. HTQT thực hiện chuyển danh sách và Quyết Định SV tham gia CTTĐSV cho Phòng Đào tạo – Đại học (P. ĐT) và Phòng Tài chính – Kế toán (P. TC – KT); 4) P. HTQT sẽ thực hiện các quy trình dựa trên Quyết Định SV tham gia CTTĐSV tại các trường đối tác về cho P. ĐT và P. TC – KT; 5) P. ĐT sẽ xem xét các yêu cầu học vụ để xét duyệt cho SV tham gia CTTĐSV và thông báo cho P. TC- KT tạo mã môn học CTTĐSV trên hệ thống thông tin quản lý của SV; 6) P. ĐT và P. TC – KT hoàn tất các quy trình và SV sẽ nhận được email về việc đóng phí tham gia CTTĐSV từ P. TC – KT; 5) P. HTQT gửi xác nhận cuối cùng cho các trường đối tác về Danh sách SV tham gia CTTĐSV. Lưu ý: Trong vòng 10 ngày kể từ khi nhận được biên lai đóng phí tham gia CTTĐSV, SV phải nộp biên lai cho P. HTQT; nếu không nộp, SV sẽ bị hủy kết quả chấp nhận tham gia CTTĐSV với các trường đối tác.

1) SV gửi Thư Chấp Nhận của trường đối tác cho P. HTQT qua email sau 3 ngày kể từ ngày nhận được; 2) SV thực hiện hoàn tất nghĩa vụ đóng phí trong thời hạn từ 7-10 ngày tính từ ngày nhận được email của P. TC – KT; 3) Sau khi nhận được biên lai đóng phí tham gia từ P. TC – KT, SV cần gửi biên lai cho P. HTQT; 4) Sau khi đã nhận được biên lai từ SV, P. HTQT sẽ gửi email xác nhận cuối cùng về danh sách tham gia CTTĐSV với các trường đối tác.

Bước 5 – Họp phụ huynh

Hướng dẫn

Thực hiện

1) P. HTQT gửi thông tin xác nhận Danh sách SV tham gia CTTĐSV với SV; 2) P. HTQT gửi thư mời cho PH và SV để tham dự họp trao đổi trước khi SV chuẩn bị đi nước ngoài.

1) PH và SV tham gia họp để nghe phổ biến các quyền và nghĩa vụ của SV khi tham gia CTTĐSV; 2) Khi đến họp, phụ huynh cần cung cấp bản photocopy CMND/CCCD của mình (không cần công chứng); 3) SV và PH có thể tham gia họp trực tuyến nếu ở xa và không thuận tiện đi lại; 4) PH và SV sẽ được triển khai thông tin thực hiện và đồng ý ký Bản Cam kết cho SV tham gia CTTĐSV. Lưu ý: Nếu PH không tham dự cuộc họp, điều này sẽ được hiểu là đồng ý cho SV tham gia CTTĐSV. Tuy nhiên, cần phải bổ sung Bản Cam kết sau để xác nhận việc đồng ý.

Bước 6 – Hồ sơ xin visa

Hướng dẫn

Thực hiện

1) SV thực hiện thủ tục xin visa du học theo hướng dẫn và quy định của cơ quan lãnh sự; 2) SV cần lưu ý để chuẩn bị hồ sơ và xin visa kịp thời gian nhập học; 3) P. HTQT xem xét và cung cấp những giấy tờ có liên quan theo yêu cầu của lãnh sự để hỗ trợ sinh viên bổ túc hồ sơ xin visa; Lưu ý: Nếu lãnh sự quán từ chối cấp visa cho sinh viên, P. HTQT sẽ thông báo cho các trường đối tác hủy kết quả đăng ký CTTĐSV của SV theo quy định.

1) SV phải chủ động hoàn tất các hồ sơ và biểu mẫu khi đã có đầy đủ hồ sơ vì một số quốc gia có quy trình cấp visa đòi hỏi rất nhiều thời gian; 2) Trường hợp SV đậu visa: Sau khi SV nhận visa, gửi bản scan cho P. HTQT để lưu trữ hồ sơ; 3) Trong trường hợp Sinh viên (SV) không đậu visa, SV sẽ tiến hành đăng ký học phần cho học kỳ tiếp theo theo quy định của Trường Đại học Hoa Sen.

Bước 7 – Trong thời gian tham gia CTTĐSV tại các nước đối tác

Hướng dẫn	Thực hiện
​1)​ SV tham gia cộng đồng SV tham gia CTTĐSV do P. HTQT gửi thông tin; 2) SV đồng ý chia sẻ thông tin và hình ảnh trên các kênh truyền thông cho Trường Đại học Hoa Sen về việc tham gia CTTĐSV.	1) SV thực hiện khảo sát về CTTĐSV trước khi kết thúc chương trình, P. HTQT sẽ gửi email và khảo sát phản hồi từ sinh viên khoảng 4-6 tuần trước khi CTTĐSV kết thúc; 2) Trong thư mời nhập học gửi cho SV, SV sẽ được chỉ định thời gian cụ thể cho việc bắt đầu và kết thúc thời gian học tập tại trường đối tác.

Bước 8 – Hoàn tất CTTĐSV

Hướng dẫn

Thực hiện

1) SV sẽ được nhận “Kết quả học tập” tại các trường đối tác; 2) Trường hợp SV đã được duyệt công nhận môn học tương đương, SV nộp hồ sơ về P. ĐT để  P. ĐT có căn cứ ra Quyết định xét miễn môn học cho SV. Hồ sơ bao gồm: – Quyết đinh tham gia CTTĐSV (bản sao); – Kết quả học tập tại các trường đối tác (bản chính); – Phiếu công nhận môn học đã được ký (bản chính).

Để giúp Nhà Trường có thể sắp xếp và chuẩn bị cho quá trình nhập học tại của sinh viên một cách thuận lợi và hiệu quả, trước khi kết thúc thời gian học tập 15 ngày, sinh viên cần gửi email cho P. HTQT xác nhận thời điểm SV dự định trở về Việt Nam và chuẩn bị tham gia học tập tại Trường Đại học Hoa Sen. Lưu ý: 1) Trong trường hợp Sinh viên không liên lạc với P. HTQT và không quay về Việt Nam sau 3 tuần kể từ thời điểm kết thúc học kỳ trao đổi, P. HTQT sẽ thông báo nhắc nhở bằng văn bản đến PH và SV; 2) Sau 4 tuần kể từ thời điểm kết thúc học kỳ trao đổi, nếu SV vẫn không về hoặc không liên lạc với P. HTQT, Nhà Trường sẽ ban hành văn bản cảnh cáo lần 1 gửi cho SV và PH; 3) Sau 6 tuần kể từ thời điểm kết thúc học kỳ trao đổi, nếu SV vẫn không về hoặc không liên lạc với P. HTQT, P. HTQT sẽ đề xuất Trung Tâm Trải Nghiệm Việc Làm – Sinh Viên ban hành “Quyết định kỷ luật” của Hiệu trưởng Trường Đại học Hoa Sen và thông báo các bộ phận áp dụng hình thức xử lý kỷ luật, đồng thời thông báo cho SV và PH.

Thông tin về Quy định CTTĐSV: Xem tại ĐÂY
Thông tin về Các biểu mẫu cho CTTĐSV: Xem tại ĐÂY
Thông tin về Các đối tác trao đổi: Xem tại ĐÂY