Quy trình đăng ký tham gia Chương trình Trao đổi Sinh viên Quốc tế - Chiều đi

• SV tham dự buổi thông tin về CTTĐSV;
• SV tham vấn với NĐP (người điều phối) về CTTĐSV;
• SV đọc kỹ các Quy định CTTĐSV;
• SV trao đổi với Trưởng Bộ môn để lập kế hoạch học tập cá nhân.

• Buổi thông tin về CTTĐSV được tổ chức vào tuần 0, hoặc tháng 06/ tháng 12 hàng năm;
• Thông tin CTTĐSV được cập nhật trên trang website Hoa Sen, Facebook CTTĐSV và được gửi qua email của SV trong vòng 1 tuần trước buổi thông tin về chương trình;
• SV đăng ký lịch gặp NĐP qua email để tham vấn trực tiếp về CTTĐSV: mobility@hoasen.edu.vn hoặc
  si.nguyenquoc@hoasen.edu.vn (Anh Quốc Sĩ);
• NĐP hướng dẫn SV quy trình đăng ký tham gia CTTĐSV.

• SV phải đảm bảo thỏa Tiêu chuẩn tham gia CTTĐSV;
• SV hoàn tất Mẫu đăng ký tham gia CTTĐSV và nộp bản in cho NĐP;
• SV đóng học phí theo quy định của P.KTTC.

Lưu ý: 

+ SV nộp 'Mẫu đăng ký tham gia CTTĐSV' (số 1 và 2) sớm nhất có thể để ghi danh, các tài liệu còn lại có thể bổ sung sau đó.

+ Đối với các hồ sơ còn lại cần gửi qua email, SV sử dụng tài khoản email @sinhvien.hoasen.edu.vn gửi files vào địa chỉ: si.nguyenquoc@hoasen.edu.vn (Anh Quốc Sĩ).

• Hồ sơ SV tham gia CTTĐSV:

1. Mẫu đăng ký tham gia CTTĐSV (ưu tiên nộp gấp) và Mẫu hồ sơ online;
2. Một (1) hình thẻ cỡ 4x6 cm, nền trắng;
3. Gửi email bản scan màu giấy khai sinh;
4. Gửi email bản scan màu hộ chiếu (passport), xem mẫu tại đây;
5. Gửi email file PDF phiếu xác nhận đã đăng ký môn học mã TDSV (TDSV101DE02_mùa thu hoặc/và TDSV102DE02_mùa xuân), phiếu được in ra từ hệ thống thông tin sinh viên Hoa Sen sau khi SV ĐKMH thành công, xem mẫu tại đây;
6. Gửi email bản scan màu hóa đơn thu học phí CTTĐSV do P. Kế toán cấp, xem mẫu hóa đơn tại đây.
7. Gửi email bản scan màu chứng chỉ trình độ Tiếng Anh theo yêu cầu của trường đối tác, hoặc nếu trường đối tác không có yêu cầu cụ thể thì IELTS 5.5 (dạng academic), hoặc TOEFL iBT 70;
8. Gửi email bản scan Phiếu xét công nhận môn học (tham khảo bước 3 của bảng hướng dẫn này). 

• Thời điểm xét hồ sơ hằng năm:
  • 15/3 đối với SV nhập học trường đối tác vào tháng 8-9 sau đó (Học kỳ Mùa Thu)
  • 15/9 đối với SV nhập học trường đối tác vào tháng 1-2-3 sau đó (Học kỳ Mùa Xuân)
• Học phí CTTĐSV: theo quy định tại đây.

• SV hoàn tất Phiếu xét công nhận môn học cho (các) học kỳ đi trao đổi (tải mẫu phiếu ở bước 2);
• NĐP lưu bản chính và gửi cho SV bản sao để bổ túc hồ sơ xét miễn môn học khi hoàn tất CTTĐSV.

• SV nên xét tương đương môn học trước khi đăng ký môn học cho trường đối tác, nhằm lập kế hoạch học tập tham gia CTTĐSV;
• Tải mẫu phiếu tại bước 2 ở trên;
• SV rà soát lộ trình học tại ĐHHS và tìm danh mục môn học của trường đối tác để lập 2 danh sách:
  • Các môn học chưa hoàn tất trong lộ trình học tại ĐHHS
  • Các môn học của trường đối tác dự kiến mở trong học kỳ mà SV sẽ đi trao đổi
• Căn cứ mã môn học tại ĐHHS, tùy theo Bộ môn, SV liên trực tiếp với thầy cô Trưởng Bộ môn phụ trách để được xem xét và duyệt tính chất tương đương.

Lưu ý:

• Khi gặp các thầy cô Trưởng Bộ môn, SV phải đính kèm mô tả các môn học của trường đối tác CTTĐSV;
• Phiếu xét công nhận môn học hợp lệ phải được điền đủ thông tin, có ghi ngày/tháng/năm, có chữ ký của SV và chữ ký duyệt của thầy cô ĐHHS;
• SV cần đăng ký môn học đảm bảo đủ số tín chỉ tối thiểu, tối đa cho mỗi học kỳ theo quy định của trường đối tác hoặc của ĐHHS;
• Nếu SV thay đổi môn học khi đã ở nước ngoài phải thông báo cho NĐP bằng email để được hướng dẫn cập nhật Phiếu xét công nhận môn học.

• SV được khuyến khích dự họp cùng với phụ huynh.

• Họp phụ huynh:
  • Vào tháng 4 nếu nhập học tháng 8-9, học kỳ mùa Thu;
  • Vào tháng 10 nếu nhập học tháng 1-3, học kỳ mùa Xuân.
• Phụ huynh đến dự họp có thể là cha hoặc mẹ theo khai sinh của SV, hoặc người đỡ đầu của SV trong quá trình SV học tập tại ĐHHS. Khi đến họp, phụ huynh phải cung cấp photocopy CMND/CCCD, không cần công chứng;
• Việc họp phụ huynh là cần thiết để phụ huynh nắm được thông tin về CTTĐSV và kế hoạch học tập của SV mình trong học kỳ học tập ở nước ngoài.

• SV nhận thông báo kết quả tiến cử với trường đối tác;
• SV kiểm tra email thường xuyên và theo hướng dẫn của đối tác hoàn tất thủ tục nhập học CTTĐSV;
• Tuân thủ quy định về hạn nộp hồ sơ do đối tác quy định;
• Đăng ký môn học theo quy định của trường đối tác;
• SV nhận “Thư mời nhập học”.

• Mỗi trường đối tác trong CTTĐSV có quy trình nhập học khác nhau. SV phải đọc kỹ hướng dẫn làm thủ tục nhập học theo quy định trên website hoặc email của NĐP trường đối tác;
• SV chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ, giấy tờ theo quy định (bản chính, bản sao, file scan);
• Khi SV email cho trường đối tác, SV phải cc NĐP ĐHHS;
• Lưu ý:
  • Yêu cầu trợ giúp tìm nhà ở;
  • Đăng ký môn học/Chọn môn học;
  • Kế hoạch học tập trong học kỳ trao đổi;
  • Khám sức khỏe, chích ngừa và mua bảo hiểm.
• Nhà trường từ chối giải quyết những trường hợp SV không tuân thủ những quy định đã nêu;
• Nếu đối tác từ chối nhận SV, áp dụng thủ tục hủy đăng ký CTTĐSV.

• SV thực hiện thủ tục xin visa du học theo hướng dẫn và quy định của lãnh sự;
• SV nhận visa, gửi bảng scan cho NĐP lưu hồ sơ.

• Một số quốc gia có quy trình cấp visa đòi hỏi rất nhiều thời gian. SV phải lưu ý để chuẩn bị hồ sơ và xin visa cho kịp thời gian nhập học;
• ĐHHS sẽ xem xét và cung cấp những giấy tờ có liên quan theo yêu cầu của lãnh sự để hỗ trợ cho việc xin visa được thuận lợi;
• Khi SV cần giấy xác nhận là SV ĐHHS (bằng tiếng Anh/ tiếng Việt) để xin visa, SV đăng ký và nhận giấy theo hướng dẫn tại đây.
• Nếu lãnh sự quán từ chối cấp visa cho SV, áp dụng thủ tục hủy đăng ký CTTĐSV.

• Một số quốc gia có quy trình cấp visa đòi hỏi rất nhiều thời gian. SV phải lưu ý để chuẩn bị hồ sơ và xin visa cho kịp thời gian nhập học;
• ĐHHS sẽ xem xét và cung cấp những giấy tờ có liên quan theo yêu cầu của lãnh sự để hỗ trợ cho việc xin visa được thuận lợi;
• Nếu lãnh sự quán từ chối cấp visa cho SV, áp dụng thủ tục hủy đăng ký CTTĐSV.

• NĐP gửi email và khảo sát phản hồi cho SV khoảng 4-6 tuần trước khi kết thúc CTTĐSV;
• 15 ngày trước khi kết thúc thời gian học tập CTTĐSV thể hiện trong thư mời nhập học, SV gửi email cho NĐP xác nhận thời điểm về Việt Nam nhập học ĐHHS.

• SV nhập học Hoa Sen trở lại sau khi về nước;
• NĐP lưu bản sao “Kết quả học tập” của SV;
• SV thực hiện thủ tục MIỄN HỌC-CHUYỂN ĐIỂM/ THAY THẾ - TƯƠNG ĐƯƠNG, tích lũy tính chỉ vào chương trình học tại ĐHHS;
• SV nhận Quyết định về việc công nhận môn học.

• NĐP hướng dẫn SV điền Phiếu xét công nhận môn học (tải về tại bước 2), nộp cho NĐP, đính kèm:
  • Bản sao bảng điểm do trường đối tác cấp;
  • Thông tin về môn học: mô tả, số tín chỉ, số giờ học, hình thức học tập;
• Nhà trường làm thủ tục miễn môn học cho SV và thông báo quyết định cho SV.